Material realizat de Mihai Caragui, Associate
În contextul pandemiei COVID-19 și, implicit, a măsurilor de distanțare socială, Guvernul României a venit în sprijinul mediului de afaceri cu nou act normativ, respectiv OUG 62/2020, acesta având implicații directe asupra modului de organizare și desfășurare a adunărilor generale ale asociaților/acționarilor (AGA) societăților reglementate de Legea nr. 31/1990,.
Având în vedere că Legea societăților cuprinde reguli specifice în ceea ce privește modalitatea de convocare, ținere și vot în cadrul ședintelor AGA, OUG 62/2020 cuprinde dispoziții menite să acopere toate situațiile anterior menționate, prin care să se protejeze sănătatea publică a populației și a persoanelor care ar fi participat în mod normal la ședintele AGA.
Cu privire la modalitate de convocare, OUG 62/2020 dispune că organele de conducere ale societăților vor convoca ședințele AGA, indiferent de prevederile actului constitutiv, după cum urmează:
- prin convocare publicată în Monitorul Oficial al României, partea a IV-a, și în unul dintre ziarele de largă răspândire din localitatea în care se află sediul societăţii sau din cea mai apropiată localitate; SAU
- prin orice mijloace de comunicare la distanţă, care asigură transmiterea textului, cu condiţia ca fiecare acţionar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administraţie/directoratului adresa poştală sau, după caz, cea de poştă electronică, numărul de fax ori alte coordonate la care poate primi corespondenţa cu societatea (adresele acționarilor/asociaților înscrise în registrul societății pot fi folosite în acest scop).
Organul statutar competent va decide modalitatea sau combinația de modalități de convocare, convocatorul publicându-se și pe pagina de internet a societății (dacă societatea deține o pagină propriere de internet), precum și, dacă este cazul, pe o pagină de internet adresată anumitor tipuri de societăți.
Informațiile și documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi (inclusiv situațiile financiare anuale, raportul anual CA/directorat/CS, raportul cenzorilor/auditorilor, propunerile de distribuire dividende etc.) se vor publica pe pagina de internet a societății sau vor fi comunicate asociaților/acționarilor prin poștă electronică/poștă/servicii de curierat, costurile fiind suportate de societate.
OUG 62/2020 prevede și două modalități de ținere a ședințelor AGA, indiferent de prevederile actului constitutiv, respectiv prin corespondenţă sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanţă, precum teleconferința sau videoconferința.
În cazul sedințelor AGA ținute exclusiv prin corespondență:
- nu se aplică regulile referitoare la prezența fizică a asociaților/acționarilor, iar membrii organelor de conducere nu sunt ținuți de obligația de a participa la ședința AGA;
- votul se comunică prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, respectiv prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă;
- administratorul/președintele CA/președintele directoratului sau, după caz, împuterniciții acestora împreună cu un angajat al societății desemnat de către aceștia în calitate de secretar tehnic vor întocmi procesul-verbal de ședință care va cuprinde informații privind:
- îndeplinirea formalităților de convocare;
- decizia organului statutar prin care a fost convocată sedința AGA și s-a decis asupra modalității de organizare și vot;
- numărul total de acţionari/asociaţi care şi-au comunicat votul, numărul total de acţiuni/părţi sociale şi drepturi de vot pentru care s-a exprimat în mod valabil votul prin corespondenţă;
- îndeplinirea/neîndeplinirea cerinţelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondenţă;
- hotărârile adoptate şi numărul de voturi exprimate pentru fiecare opţiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului şi, după caz, modul în care acţionarii/asociaţii au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi; precum și
- acţionarii/asociaţii care au votat contra unor hotărâri şi au solicitat menţionarea opoziţiei lor în procesul-verbal.
Societățile care optează pentru ținerea ședintelor AGA prin teleconferință sau videoconferință trebuie să se asigure că:
- se respectă caracterul secret al votului, acolo unde este cazul;
- asociații/acționarii au posibilitatea de a-și exercita votul și prin corespondență;
- mijloacele electronice de comunicare folosite îndeplinesc anumite criterii tehnice, precum identificarea participanților, transmisiunea continuă și în timp real, comunicarea bidirecțională în timp real și posibilitatea exprimării și înregistrării votului în timpul ședinței alături de posibilitatea verificării ulterioare a modului în care s-a votat.
Procesul-verbal al ședinței AGA ținută prin mijloace electronice de comunicare va fi întocmit de aceleași persoane ca în cazul AGA ținută prin corespondență, și va cuprinde, pe lângă informațiile prevăzute la pct. (i), (ii), (v), (vi) de mai sus, și informatții referitoare la:
(i) cvorumul de prezenţă la deschiderea sedinței şi la adoptarea fiecărei hotărâri, cu luarea în considerare inclusiv a voturilor comunicate prin corespondenţă;
(ii) dezbaterile din cadrul ședinței.
Indiferent de cum s-a desfășurat ședința AGA, hotărârea va fi întocmită și semnată (olograf sau cu semnătură electronică extinsă) de administrator/președintele CA/președintele directoratului sau, după caz de persoana împuternicită de aceștia.
Având în vedere contextul excepțional în care a fost adoptată, OUG 62/2020 se aplică:
- adunărilor generale convocate anterior intrării în vigoare a ordonanței, dar pentru care ţinerea şedinţei este stabilită pentru o dată ulterioară instituirii stării de urgenţă;
- adunărilor generale convocate pe durata stării de urgenţă, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări; precum și
- adunărilor generale convocate şi întrunite în primele 2 luni după data încetării stării de urgenţă.
În cazul ședințelor AGA ținute după data instituirii stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a OUG 62/2020, i.e. – 11.05.2020, hotărârile adoptate nu vor putea fi anulate pentru nerespectarea modalităţilor de desfăşurare şi exercitare a dreptului de vot, dacă ședințele AGA s-au desfăşurat, cu acordul tuturor acţionarilor/asociaţilor, într-una dintre modalităţile prezentate mai sus, iar dreptul de vot a fost exercitat prin corespondență sau direct în cadrul ședinței ținute prin mijloace electronice (exercitarea dreptului de vot se prezumă a constitui acord pentru desfăşurarea ședintei AGA într-una dintre modalitățile prezentate mai sus).
De o importanță deosebită este faptul că prevederile OUG 62/2020 nu sunt aplicabile societăţilor aflate sub incidenţa Legii nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă.
