Autori: Radu Plop – Senior Manager, Head of Entity Management Services si Raluca Cirstea – Senior Legal and Entity Management Officer, TMF Romania
In luna iunie, Curtea de Conturi a Romaniei a emis un comunicat in care prezenta concluziile auditului de conformitate realizat la Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) pentru anul 2023, semnaland necesitatea unor investigatii suplimentare in cazul contribuabililor care isi declara sediul fiscal la aceeasi adresa si care inregistreaza datorii semnificative la bugetul de stat. In urma analizei, institutia a identificat un numar considerabil de adrese pe teritoriul Romaniei unde sunt inregistrate sediile sociale ale unor sute, chiar mii de entitati juridice, atragand atentia asupra riscului fiscal generat de acest fenomen. „Riscul fiscal existent in cazul unui mare numar de firme cu sediul social declarat la aceeasi adresa ar trebui evaluat de organele fiscale”, se precizeaza in comunicat.
Ca reactie la aceste constatari, ANAF a lansat la inceputul lunii august operatiunea „Cuibul cu fantome”, prin care vizeaza contribuabilii ce declara sedii sociale sau domicilii fiscale la adrese improprii desfasurarii unei activitati economice reale – adrese exclusiv rezidentiale, incinte fara amenajari pentru activitate economica sau spatii improprii prezentei umane. Potrivit ANAF, „existenta unui numar mare de sedii sociale sau domicilii fiscale declarate la adrese necorespunzatoare desfasurarii unei activitati reale reprezinta un indiciu clar al unui comportament fiscal incorect. Contribuabilii incadrati in aceste situatii prezinta un risc fiscal ridicat in privinta declararii corecte si a platii obligatiilor fiscale, risc accentuat de faptul ca multe dintre aceste entitati detin cod valid de TVA si sunt implicate in circuite tranzactionale fictive, cu prejudicii majore pentru bugetul de stat”. O evaluare preliminara a aratat ca peste 20.000 de societati au declarat domiciliul fiscal sau sediul social la adrese unde sunt inregistrate intre 10 si 1.500 de firme. Toate aceste cazuri urmeaza sa fie analizate individual, iar masurile legale pot varia de la declararea in inactivitate fiscala pana la sesizarea organelor de urmarire penala, avertiza ANAF.
In paralel cu aceste actiuni, presa a relatat despre un val de decizii de declarare in inactivitate fiscala pentru companii care nu inregistrau obligatii restante, dar care nu au fost identificate de inspectorii ANAF la sediul social declarat. In aceste situatii, autoritatea fiscala a invocat art. 92 alin. (1) din Codul de Procedura Fiscala, fara a preciza litera aplicabila. Conform acestui articol, un contribuabil poate fi declarat inactiv daca se regaseste in una dintre urmatoarele situatii:
a) nu isi indeplineste, pe parcursul unui semestru calendaristic, nicio obligatie declarativa prevazuta de lege;
b) se sustrage controalelor efectuate de organul fiscal central prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia;
c) organul fiscal central constata ca nu functioneaza la domiciliul fiscal declarat;
d) inactivitatea temporara inscrisa la registrul comertului;
e) durata de functionare a societatii este expirata;
f) societatea nu mai are organe statutare;
g) durata detinerii spatiului cu destinatia de sediu social este expirata.
Efectele inactivitatii fiscale sunt considerabile. Contribuabilii declarati inactivi nu mai beneficiaza de dreptul de deducere a cheltuielilor si a TVA aferent achizitiilor, iar partenerii comerciali care achizitioneaza bunuri sau servicii de la acestia nu pot deduce TVA-ul, cu exceptia achizitiilor realizate in cadrul procedurii de executare silita sau de la entitati aflate in procedura falimentului, conform Legii nr. 85/2014. In plus, inregistrarea in scopuri de TVA este anulata de la data declararii ca societate inactiva, iar aceasta stare de inactivitate fiscala se inscrie in cazierul fiscal al entitatii si al reprezentantilor sai legali.
Procedura privind declararea ca inactivi a contribuabililor este reglementata prin Ordinul ANAF nr. 3846/2015 si, din relatarile din presa, nu ar fi fost respectata. In astfel de situatii, organul fiscal trebuia sa solicite in scris prezenta reprezentantului legal la sediul sau, stabilind o data si o ora de prezentare, iar in cazul neprezentarii, urma sa se intocmeasca un proces-verbal si un dosar complet care sa fi fundamentat propunerea de declarare in inactivitate.
Un aspect esential in intelegerea contextului actual il constituie modificarea adusa Legii societatilor nr. 31/1990 prin Legea nr. 102/2020. Aceasta interventie legislativa a eliminat prevederea care conditiona functionarea mai multor societati la aceeasi adresa de existenta unor incaperi distincte sau spatii clar partajate in cadrul imobilului. Totodata, a fost abrogata si limita care stabilea ca numarul firmelor ce pot functiona intr-un imobil nu poate depasi numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare. Aceasta relaxare legislativa a contribuit la concentrarea unui numar mare de firme la aceeasi adresa, iar Curtea de Conturi subliniaza ca „in vederea combaterii acestui fenomen sunt necesare modificari asupra cadrului legal actual care permite inregistrarea la Oficiul National al Registrului Comertului a unui numar de sedii sociale multiple, la aceeasi adresa”.
In contextul preocuparilor tot mai accentuate privind conformitatea fiscala si riscurile generate de inregistrarea unui numar excesiv de contribuabili la aceeasi adresa, serviciile de sediu social virtual oferite de TMF se dovedesc a fi o solutie sigura, conforma si sustenabila. Pe langa asigurarea prezentei in general a doua persoane la Receptia TMF in timpul orelor de program, ceea ce asigura o buna comunicare cu inspectorii fiscali sau curierii care livreaza corespondenta oficiala in atentia clientilor care beneficiaza de sediu social, TMF aplica un sistem riguros care este construit pe principiul alocarii de spatii distincte sau sectiuni separate pentru fiecare societate gazduita. Aceasta abordare respecta cerintele legale anterioare modificarii legislative din 2020 si permite controlul strict al numarului de firme per adresa, reducand semnificativ riscul de aglomerare fiscala si de asociere cu practici neconforme. Prin aceste masuri, riscurile pentru entitatile juridice vizate sunt reduse semnificativ, acestea fiind informate in aceeasi zi asupra actiunilor autoritatilor care le vizeaza, Totodata, autoritatile sunt informate in timp real asupra activitatii si datelor de contact ale contribuabililor vizati.
Serviciul de sediu social virtual nu se limiteaza la simpla inregistrare a unei adrese, ci poate fi extins cu functionalitati esentiale pentru buna desfasurare a activitatii: primirea si redirectionarea corespondentei conform instructiunilor clientului, acces ocazional la sali de intalnire si servicii de custodie a documentelor. In plus, gazduirea sediului social este disponibila, in mod obisnuit, in combinatie cu servicii de contabilitate sau secretariat corporativ, oferind astfel un pachet integrat, eficient si adaptat nevoilor reale ale companiilor.
Aceasta structura nu doar ca asigura conformitatea cu reglementarile in vigoare, dar ofera si protectie in fata eventualelor modificari legislative. In cazul in care autoritatile vor decide reintroducerea limitarilor privind numarul de firme per adresa – asa cum Curtea de Conturi a sugerat in mod explicit – clientii TMF vor beneficia automat de conformitate, fara a fi expusi riscurilor de sanctiuni sau blocaje administrative.
Concluzie si recomandari pentru companii:
Intr-un climat fiscal tot mai atent la conformitate si transparenta, concentrarea unui numar mare de sedii sociale la aceeasi adresa atrage riscuri semnificative, inclusiv declararea in inactivitate fiscala si anularea codului de TVA. Relaxarea legislativa introdusa prin Legea nr. 102/2020 a facilitat acest fenomen, insa autoritatile fiscale, prin actiuni precum „Cuibul cu fantome”, au inceput sa il combata activ.
Pentru a evita expunerea la sanctiuni si blocaje administrative, companiile sunt incurajate sa adopte o abordare responsabila si conforma:
- Evitati inregistrarea sediului social la adrese improprii – asigurati-va ca locatia permite desfasurarea reala a activitatii economice si poate fi identificata de autoritati.
- Optati pentru servicii de sediu social virtual conforme – precum cele oferite de TMF Romania, care includ alocarea de spatii distincte, prezenta fizica la receptie si comunicare eficienta cu autoritatile.
- Monitorizati permanent corespondenta oficiala – pentru a raspunde prompt solicitarilor ANAF si a evita neprezentarea la controale.
- Documentati clar relatia cu furnizorul de sediu social – pentru a demonstra conformitatea in cazul unei investigatii.
- Fiti proactivi in evaluarea riscurilor fiscale – mai ales daca sediul social este impartit cu alte entitati juridice.
Prin adoptarea unor solutii integrate si conforme, companiile nu doar ca se protejeaza de riscuri fiscale, ci isi consolideaza si reputatia in fata partenerilor si autoritatilor. In eventualitatea reintroducerii unor restrictii legislative privind numarul de firme per adresa, structurile conforme vor asigura continuitatea operationala fara intreruperi sau sanctiuni.
Despre TMF:
TMF Romania este parte a TMF Group, furnizor global de servicii de conformitate si administrare. Cu 9.100 de specialisti si 120 de birouri in 85 de jurisdictii din intreaga lume, TMF deserveste corporatii, institutii financiare si administratori de fonduri, oferind o combinatie de servicii de contabilitate, taxe, gestiune salariala, administrare a fondurilor, conformitate si management al entitatilor, esentiale pentru succesul afacerilor globale. Departamentul Global Entity Management (GEM) al TMF Romania sprijina clientii in gestionarea complexa a structurilor corporative, asigurand conformitatea legala si respectarea standardelor de guvernanta corporativa a entitatilor. Prin serviciile oferite, departamentul GEM contribuie la reducerea poverii administrative pentru clienti, permitandu-le acestora sa se concentreze pe activitatile lor strategice si de crestere.
Material sustinut de TMF Romania, Departamentul “Global Entity Management”
