Material redactat de către av. Miruna Ioana Hera, sub coordonarea av. Andrei Dima, Managing Partner Dima Andrei & Asociații
Prezentul studiu tratează situația pe care o ridică transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura asupra admisibilității ordonanței de plată.
Problema juridică supusă analizei este următoarea: o factură electronică transmisă în sistemul RO e-Factura este aptă a „a inlocui” conceptul de „factură supusă confirmarii de primire” în contextul formulării unei Cereri de emitere a ordonanței de plată?
Vă invit, astfel, să parcurgeți prezentul articol pentru a descoperi de ce consider că răspunsul la întrebarea supusă atenției este unul afirmativ, explorând prevederile legale incidente.
Cu titlu preliminar, apreciez ca se impun a fi aduse câteva aspecte edificatoare cu privire la procedura ordonanței de plată. Astfel, în plus față de procedura de drept comun, legiuitorul a înțeles să instituie proceduri speciale, cu caracter pur facultativ, acestea având menirea de a degreva instanțele de judecată, facilitând, totodată, accesul la justiție.
Printre acestea se regăsește procedura simplificată a ordonanței de plată, prevăzută la art. 1.014 și urm. din Codul de Procedură Civilă, aceasta fiind utilizată în vederea recuperării cu celeritate a unei creanțe certe, lichide și exigibile prin sesizarea instanței de judecată, în baza unui înscris necontestat de către părți și asumat de către acestea prin semnătură.
Cu toate că, din analiza prevederilor legale incidente, procedura supusă atenției nu ar trebui să ridice dificultăți, în ultimii ani a fost constatată o practică judiciară neunitară în ceea ce privește cererile de emitere a ordonanței de plată, atât în jurisprudență, cât și în doctrină fiind conturată opinia majoritară potrivit căreia, pentru a constitui un „izvor generator” de creanțe certe, lichide și exigibile, facturile fiscale se impun a fi acceptate la plată, prin semnare și ștampilare de către destinatar: „factura comercială este un înscris sub semnătură privată prin care se constată de regulă, executarea unei operaţiuni comerciale, respectiv o notă scrisă privitoare la mărfurile vândute sau la serviciile prestate în care acestea sunt arătate amănunţit, indicându-se natura, calitatea, cantitatea, preţul, modalităţile contractului. De aceea, factura comercială face dovada împotriva emitentului şi în favoarea destinatarului ei, dar, dacă factura este acceptată de către destinatar, ea face dovada şi în favoarea emitentului”[1].
În contextul unei ere digitale în continuă evoluție, România a urmat un parcurs semnificativ către facilitarea și modernizarea procesului de facturare, fiind adoptat și implementat sistemul RO e-Factura. Astfel, emiterea Ordonanței de Urgență nr. 120/2021 a marcat începutul unei noi etape în gestionarea și raportarea facturilor.
Una dintre cele mai semnificative schimbări introduse de proiectul RO e-Factura a fost implementarea treptată a obligațiilor de raportare pentru diverse categorii de entități. Începând cu 1 aprilie 2022, s-a instituit obligația de raportare pentru toate unitățile afiliate care acceptă vouchere de vacanță, fie în format tipărit, fie electronic. Ulterior, s-a extins obligativitatea raportării prin RO e-Factura pentru alte categorii de operatori economici. Astfel, această măsură a vizat operatorii stabiliți în România în relația Business to Government (B2G) și operatorii care comercializează produse cu risc fiscal ridicat în relația Business to Business (B2B).
Legea nr. 296/2023 a reprezentat un nou pas esențial în implementarea sistemului și astfel, începând cu data de 1 ianuarie 2024, obligația transmiterii facturilor prin e-Factura în relația B2B a fost extinsă în mod considerabil. Actul normativ a creionat o serie de termene limită și sancțiuni pentru nerespectarea acestora, consolidând astfel conformitatea fiscală în domeniul facturării electronice. Ulterior, prin intermediul Ordonanței de Urgență nr. 115/2023, au fost aduse câteva modificări prevederilor introduse anterior prin Legea nr. 296/2023, cu privire la termenele de declarare și amenzile aplicabile în cazul contravențiilor, cadrul legal și procedural al sistemului e-Factura devenind mai stabil.
În mod introductiv, în sensul art. 2 alin. (1) din OUG nr. 120/2021, destinatarul facturii electronice este definit drept „operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă şi orice altă entitate care primeşte factura electronică însoţită de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.”
În continuare, art. 4 alin. (4) din actul normativ sus-menționat statuează faptul că: „în situaţia în care factura electronică transmisă respectă structura prevăzută la alin. (1), se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor şi se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanţelor atestă primirea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.”
Prevederile legale citate pun în lumină modalitatea de comunicare a facturilor electronice transmise în sistemul RO e-Factura, respectiv un mecanism de automatizare si eficientizare a conceptului de „comunicare a facturii”, fiind suficientă încărcarea în sistemul menționat a unei facturi electronice și, dacă aceasta întrunește cerințele de structură prevăzute de art. 4 alin. (1) din actul normativ amintit, se va aplica sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și se va efectua comunicarea ei către destinatar, dovada recepționării acesteia fiind întocmai sigiliul electronic aplicat.
Mai mult decât atât, același art. 4 prevede la alin. (7) următoarele: „data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura conform procedurii prevăzute la art. 3 alin. (4). Data comunicării este accesibilă în sistem şi emitentului facturii electronice.”
În sensul celor de mai sus, prezintă interes modificările esențiale aduse Codului fiscal și OUG nr. 120/2021 prin Legea nr. 296/2023, pe care le voi prezenta într-o manieră succintă în cele ce urmează. În primul rând, referitor la modificările aduse Codului fiscal, subliniez faptul că prevederile art. 319 alin. (11), în concordanță cu alin. (24), trasează două aspecte cruciale: (i) pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condiţiile prevăzute de O.U.G. nr. 120/2021, iar (ii) utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar, cu excepţia facturilor care îndeplinesc condiţiile prevăzute de Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 120/2021, cu modificările şi completările ulterioare.
În al doilea rând, modificarea art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021 presupune că, „în relaţia comercială B2B, între persoane impozabile stabilite în România, emitentul facturii electronice are obligaţia de transmitere a acesteia către destinatar utilizând sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac excepţie facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificările şi completările ulterioare.”
În al treilea rând, în conformitate cu art. 132, primirea şi înregistrarea de către destinatarul – persoană impozabilă stabilită în România a unei facturi emise de operatori economici stabiliţi în România, în relaţia B2B, fără respectarea prevederilor art. 10 alin. (1), constituie contravenție, constatarea acesteia urmând a fi realizată de către organele fiscale competente.
Prevederile OUG nr. 120/2021, alături de Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național RO e-Factura, conturează un cadru juridic robust pentru transmiterea și recepționarea facturilor electronice în mediul comercial B2B.
În acest sens, în ceea ce privește procedura efectivă de comunicare a facturilor electronice transmise în sistemul e-Factura, sunt esențial a fi menționate prevederile art. 4 din cadrul Procedurii de utilizare şi funcţionare a sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura. Articolul vizează destinatarii facturilor electronice emise în relaţia B2Bșistabilește faptul că, pentru a primi și descărca factura electronică, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, în vederea interconectării aplicației sale cu sistemul RO e-Factura prin intermediul unui set de microservicii expuse sub formă de API și a utilizării aplicațiilor gratuite puse la dispoziție de către Ministerul Finanțelor.
De asemenea, în conformitate cu art. 3 alin. (3) din Procedura sus-menționată, „în situaţia în care (…) nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanţelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e- Factura“, fișierul însoţit de semnătura electronică a Ministerului fiind pus la dispoziţia emitentului, respectiv destinatarului, sub forma unui fişier arhivă de tip zip, iar potrivit art. 7 alin. (2) , pentru fișierele corespunzătoare facturilor primite şi nedescărcate de către destinatar, se transmit notificări în ziua următoare publicării fişierelor nedescărcate, în mod automat, la adresele de poştă electronică completate în SPV de către reprezentanţii destinatarului, dacă a fost exprimată opţiunea în acest sens.
Nu în ultimul rând, în sprijinul aptitudinii unei facturi electronice transmise în sistemul e-Factura de a întruni cerințele unei facturi comunicate către destinatar, fără a fi necesară confirmarea ori semnarea de primire a acesteia, amintesc și prevederile art. 8 din Procedura de utilizare și funcționare a sistemului, ce statuează următoarele aspecte edificatoare:
„Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.”
Astfel, data comunicării unei facturi electronice către destinatar este considerată data la care factura devine disponibilă pentru descărcare din sistemul RO e-Factura. Această dată reprezintă momentul în care destinatarul poate accesa și descărca factura electronică, confirmând astfel recepționarea acesteia. În egală măsură, prin intermediul notificărilor automate, destinatarul este informat în mod corespunzător cu privire la facturile electronice primite și nedescărcate, asigurându-se astfel un flux eficient de comunicare între părțile implicate.
Practic, aceste reglementări introduc o paradigmă nouă prin eliminarea necesității unei semnături de primire asupra facturii pentru a fi considerată acceptată la plată, transmiterea prin intermediul sistemului e-Factura devenind suficientă pentru a conferi acest statut.
Modalitatea de comunicare a facturilor electronice în cadrul sistemului RO e-Factura reprezintă un mecanism eficientizat de transmitere a acestora. Încărcarea unei facturi electronice în sistemul menționat și respectarea cerințelor de structură prevăzute de lege conduc la aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor și la comunicarea facturii către destinatar. Pe cale de consecință, demonstrarea recepționării facturii este supusă aplicării sigiliului electronic amintit.
Prin urmare, în lumina prevederilor legale citate, apreciez că transmiterea unei facturi electronice în sistemul RO e-Factura este suficientă pentru a întruni cerințele unei facturi comunicate către destinatar, fiind aptă a înlocui conceptul de „factură supusă confirmării de primire” în contextul formulării unei Cereri de emitere a ordonanței de plată, sub rezerva de a nu fi contestată de către destinatar.
Concluzionând, transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura este în deplină concordanță cu cerințele de admisibilitate ale ordonanței de plată.
[1] Curtea de Apel București, Secția a V-a Civilă, Sentința civilă nr. 246/2013 din data de 06.06.2013 (www.lege5.ro).
