Interviu realizat de Andrei Stoian, Editor-in-Chief
Prin ce diferă complexitatea activității în cadrul unei companii de talia UiPath în raport cu cea dintr-o mare societate de avocatură?
Înainte de a mă alătura UiPath în poziția de Global Corporate Legal VP am lucrat pentru aproximativ 10 ani în cadrul practicii de M&A de la NNDKP. Complexitatea activității decurgea din varietatea clienților, a tipurilor de proiecte, a problemelor juridice supuse analizei, din caracterul multijuridicțional al majorității proiectelor, din interacțiunea și legătura foarte strânsă cu toate celelalte practici din firmă, din componenta de coordonare, etc. Știu că am vrut dintotdeauna să fac M&A tocmai pentru că mi se părea un domeniu larg și care oferă expunere și posibilitatea de a învăța foarte multe lucruri și din celelalte arii de practică laolaltă cu posibilitatea de a avea o privire de ansamblu asupra unei tranzacții, companii și de a participa în negocierea unora dintre cele mai interesante și sonore contracte / tranzacții.
Poziția pe care o am acum la UiPath presupune coordonarea la nivel global a echipelor de avocați interni si externi din practicile de corporate, compliance și employment precum și coordonarea proiectelor de M&A, ceea ce cel puțin în teorie nu pare foarte diferit de activitatea din firma de avocatură. În practică însă, sunt cel puțin niște elemente noi care adaugă complexitate activității pe care o desfășor acum din poziția de avocat intern: coordonarea unei echipe interne de avocați răspândită în diversele colțuri ale lumii (Europa, US, India) ceea ce implică și necesitatea cunoașterii și acomodării unor diferențe culturale; expunerea și necesitatea constantă de a funcționa și de a lua decizii care implică alte jurisdicții și alte sisteme de drept fata de cel românesc, uneori fără sprijin imediat de la avocați externi, presiunea din partea business-ului a acomoda rapid diverse scenarii ori structuri precum și provocarea continuă de a găsi un echilibru între a proteja compania dar în același timp a nu stopa ori încetini diverse proiecte sau inițiative comerciale.
Îmi dau seama răspunzând la această întrebare că momentul în care am constatat gradul crescut de complexitate al activității din poziția de avocat intern a fost anul trecut cand, dupa o achiziție destul de importantă a unui grup de companii din Olanda si Germania, am trecut la partea de integrare și consolidare în cadrul grupului. Ca avocat extern, eram obișnuiți să celebrăm closing-urile alături de clienții noștri și apoi să trecem la următoarea tranzacție. Ca avocat intern de M&A am constatat că greul abia începe dupa closing, mai ales când companiile cumpărate vin la pachet cu diverse structuri interesante (de exemplu sindicate) ori mecanisme / practici încetățenite și greu de schimbat.
Cum evaluați dinamica de business în cadrul UiPath din perspectiva poziției pe care o ocupați – Global Corporate VP (Legal) – în perioada pandemiei de SARS-CoV-2?
A fost într-adevăr un switch de focus în această perioadă la nivelul business-ului, care s-a reflectat și în activitatea echipei mele. De exemplu, a fost ușor încetinită, cel puțin temporar, activitatea în domeniul achizițiilor de alte companii și ne-am focusat mai mult pe crearea unui cadru juridic potrivit pentru a spriji activitatea fundației UiPath în contextul pandemiei ori pentru a sprijini celelalte inițiative de caritate sau pentru a asigura sprijinul necesar autorităților publice, spitalelor din Romania și din alte state în care avem prezență. În același timp însă, am fost plăcut surprinși să constatăm o cerere și o deschidere a diverselor companii private și entități din domeniul public către achiziționarea produselor de automatizare poate chiar mai pronunțată decât în perioadele obișnuite, inclusiv în discuțiile noastre cu casele de avocatură. Un alt focus în această perioadă a fost și pe partea de organizare internă a anumitor proiecte de termen mediu și lung, profitând un pic de încetinirea ritmului pe anumite arii din zona de corporate. De exemplu am avansat destul de mult în zona de compliance prin finalizarea unor politici și proceduri interne, în zona de employment prin regândirea unor structuri și mecanisme globale inclusiv în ceea ce privește organizarea cadrului necesar pentru lucratul de acasă iar recent a cadrului pentru o eventuală întoarcere la birou.
În esență, dacă ne raportăm la perioada pandemiei, care însă din păcate nu s-a terminat, suntem mândri că am reușit până acum în UiPath să facem în așa fel încât lucrurile să arate bine și pentru companie dar și pentru sectoare, entități și persoane din afara UiPath care au avut nevoie de ajutor în această perioadă. Cred ca “secretul” acestei dinamici bune de business a fost reprezentat pe de-o parte de scăderea costurilor generate de munca de acasă dar pe de altă parte și de atragerea în zona de clienți a unor segmente / companii la care nu credeam ca vom ajunge atât de repede (de exemplu autorități publice, spitale, etc.).
Cum este folosită inovația în cadrul UiPath în direcția domeniului juridic?
Ne place să credem că inovam în fiecare zi în diverse direcții dar cred că cel mai relevant și concret exemplu de inovație este faptul că echipa de legal de la UiPath a automatizat până în prezent peste 20 de procese cu care ne confruntam zilnic. Am început cu cele care implicau un volum mare de documente ori de date și unde riscul greșelii umane era mare. De exemplu, am automatizat verificările în zona de export control, completarea de către salariații UiPath a declarațiilor cu privire la conflictele de interese, procesul de ștergere a datelor cu caracter personal la solicitarea persoanelor relevante, redactarea și semnarea anumitor documente corporate, monitorizarea anumitor notificări pe care trebuie să le facem clienților noștri, personalizarea și transmiterea automată a notificărilor respective. Am continuat cu anumite concepte de tip chatbot – de exemplu, avem un robot în UiPath care răspunde diverselor întrebări din cadrul organizației în zona de corporate, resurse umane și compliance (de exemplu unde se gasesc anumite politici sau întrebări punctuale despre alte aspecte, un fel de Q&A automat).
În prezent, constatăm că foarte multe dintre aspectele automatizate de noi în UiPath sunt preluate de casele de avocatură cu care lucrăm, în aceleași zone sau în arii diferite. De asemenea, constatam ca putem îmbunătăți ideile noastre împreună cu ei și invers.
Tema înlocuirii avocaților de roboți este tot mai întâlnită la nviel global. Cum vă raportați la aceasta?
Nu credem că roboții pot înlocui avocații, vedem roboții ca niște ajutoare ale avocaților, care le pot elibera timpul petrecut cu activități de volum, administrative sau cu sarcinile mai puțin complexe, dându-le posibilitatea să se concentreze pe aspectele cu adevarat importante.
Care sunt ariile de practică unde automatizarea îi va ajuta pe avocați?
Automatizarea poate fi folosită în aproape orice arie de practică, într-o măsură mai mare sau mai mică. De exemplu, în consultanță, în cadrul tranzacțiilor de M&A, folosim software-ul de automatizare pentru redactarea de anexe (sumarizări de contracte, anexe cuprinzând informații corporate despre diversele societăți parte din procesul de due diligence, etc), pentru actualizarea documentelor auxiliare pe baza modificărilor din documentele principale, pentru stabilirea obligațiilor de notificare / obținere de aprobări pentru tranzacție de la diversele autorități cum ar fi cele din domeniul concurenței. Am gandit de curand un robot cu una dintre firmele de avocatură cu care lucram care oferă clienților informații preliminare despre obligația de a obține aprobare / notifica autoritățile din domentiul concurenței în diversele juridicții implicate în tranzacție pe baza completării informațiilor solicitate de fiecare legislație în parte (valoare active, cifră de afaceri, etc). Ideea ne-a venit în urma unei achiziții realizate de UiPath anul trecut unde a fost necesară această analiză în peste 40 de țări diferite. Suntem conștienți, din perspectiva clientului dar și din cea de foști avocați în firme mari de avocatură, că este o analiză complexă și costisitoare dar totuși credem ca automatizarea procesului ar fi ajutat ambele părți să ajungă mai repede la o concluzie, cel puțin prin eliminarea zonelor clare și concentrarea în continuarea doar pe zonele gri.
Practic orice domeniu / proces dintr-un domeniu care implica un volum mare de documente sau sarcini de o complexitate redusă ar putea fi automatizat, în special multe aspecte din cadrul proiectelor multi-jurisdicționale care implică și o componentă de coordonare / consolidare. Daca ne gandim la dreptul muncii, noi am folosit automatizarea pentru sumarizări de contracte de muncă în contextul achizițiilor pe care le-am făcut, în contextul reorganizărilor globale, în legătură cu diversele declarații / documente pe care salariații UiPath trebuie să le completeze (de exemplu cu privire la declararea conflictelor de interese).
Automatizarea poate fi folosită și în zona de litigii, în special în cadrul acțiunilor care implică un număr mare de persoane / companii implicate și cărora trebuie sa li se trimită documente spre a fi semnate sau revizuite. Vă povesteam mai sus despre robotul nostru corporate care se “ocupă” de semnarea documentelor corporate în UiPath sau de cel din domeniul protecției datelor – acesta este un concept preluat de una dintre firmele de avocatură cu care colaborăm și adaptat în zona de litigii în cazul acțiunilor colective.
Ce sfera din activitatea unui avocat nu va putea fi înlocuită de AI?
Foarte multe. Tehnologia, fie ca vorbim despre automatizare, inteligență artificială, digitalizare, etc. vine în ajutorul avocaților în acele zone în care se pune probema unor activități de volum ori alt tip de sarcini de o complexitate redusă, eliberând astfel timpul avocaților pentru activitățile care implică procese cognitive complexe, necesitatea coroborării cunoștințelor juridice, interpretarea unor texte legale neclare etc. Eu am constat de-a lungul carierei mele de avocat, și sunt sigură că nu doar eu, mai ales în primii ani de practică, că cel puțin jumătate din timpul petrecut la birou era alocat unor sarcini mai degraba administrative sau care oricum nu implicau cunoștințe juridice de specialitate. Daca acest timp ar fi fost redus macar la 25% aș fi putut învăța mai repede lucrurile cu adevărat utile, cele pentru care am făcut facultatea de drept și specializările ulterioare. Aici apare ajutorul tehnologiei și în această direcție este gândit și conceptul pe care îl popularizăm ca parte a strategiei UiPath de Legal Automation – “Un robot pentru fiecare avocat” (in engleza „A robot for every lawyer”). Roboții – adică software-urile de automatizare ca sa nu existe confuzie cu roboții clasici – sunt văzuți ca ajutoare/asistenți ai avocaților, un fel de a doua mana dreapta, și nu ca înlocuitori. Un robot nu va putea redacta un memorandum cu privire la o anumită problemă juridică însă poate ajuta avocatul cu research-ul de doctrină și jurisprudență ori cu personalizarea ulterioară a acelui memorandum sau cu urmărirea și evidențierea modificărilor legislative, scurtând astfel semnificativ timpul petrecut de avocați cu activități mai puțin interesante. Roboții nu vor putea structura o tranzacție de M&A, respectiv alege mecanismele de protecție adecvate pentru client sau mecanisme de ajustare a prețului însă vor putea “prelua” multe din aspectele de volum ori de complexitate redusă cu avantajul evitării riscului greșelii umane, de exemplu: pregătirea de anexe prin extragerea unor date nestructurate din surse publice ori din alte documente, sumarizări de contracte, extragerea unor clauze relevante (de exemplu clauzele de change of control), updatarea documentelor auxiliare ale tranzacției în funcție de modificările din documentele principale (de exemplu updatarea unui împrumut al asociatului cumpărător în funcție de prevederile din contractul de vânzare-cumpărare de părți sociale). De asemenea, roboții pot ajuta în procesul de semnare și salvare a documentelor, imaginați-vă că în UiPath avem o serie de documente corporate care se semnează fără intervenție umană, cum ar fi spre exemplu hotărâri de schimbare de sedii / administratori în diversele sucursale UiPath de pe Glob: robotul inserează noile date în template, îl salvează potrivit unor reguli prestabilite după care il trimite pentru a fi semnat electronic persoanelor autorizate să semneze.
Ce skills-uri noi ar trebui să deprindă avocatul care își desfășoară activitatea în era celei de-a patra revoluții industriale?
Vă pot spune de data aceasta din poziția de client și beneficiar de servicii juridice în diverse zone precum și din poziția de consumator – și beneficiar – de produse de automatizare în domeniul juridic ce ne dorim noi de la avocații externi cu care lucrăm: să fie business oriented în primul rând, să aibă o abordare pragmatică, în special cand vine vorba despre evaluarea riscurilor, să fie iscusiți din punct de vedere tehnic și să aibă apetit de a învăța și de a descoperi alături de noi, să ne cunoască activitatea foarte bine, să fie proactivi și inventivi / inovatori. Poate pare că mă repet sau poate că sunt subiectivă avand în vedere domeniul meu de activitate la UiPath dar cred că principalul skill care trebuie dezvoltat pentru a ajunge și la celelalte este deschiderea către tehnologie a avocaților pentru că dând la o parte activitățile de volum sau sarcinile de complexitate redusă vor avea timp să performeze în celelalte zone și să își servească clienții la cele mai înalte standarde calitative.
Cât de deschise sunt societățile de avocatură la inovație?
Mult mai deschise decat am anticipat noi inițial. Există această percepție despre casele de avocatură că sunt cumva mai degraba tradiționaliste și poate rezistente la schimbările din zona de legal technology dar noua ne-a fost dat să constatăm exact contrariul, cel puțin cu casele de avocatură cu care am interacționat pana acum din acest punct de vedere. Majoritatea caselor de avocatură deja au făcut pași importanți în direcția aceasta fie prin crearea unor huburi de inovație, fie prin începerea folosirii automatizării în zonele de suport cu dorința de a extinde acest uz și în zona pur juridică, fie prin alocarea unor bugete semnificative pentru inovație, chiar și în această perioadă de criză de sănătate și economică. De asemenea, în multe dintre proiectele pe care le dezvoltăm împreună cu casele de avocatură și unde inovam în domeniul legal technology – UiPath in special cu partea de technology iar casele de avocatura cu partea de cunoștințe juridice – am avut surpriza placută de a constata că avocații sunt foarte iscusiți tehnic, că bazele limbajului RPA sunt deja acolo și ca practic vorbim aceeași limbă.
Iar noi – avocații din echipa de legal de la UiPath – înțelegem perfect de ce odată ce o persoană are expunere la soluțiile de automatizare din zona juridică este practic dragoste la prima vedere. Pentru că viața se schimbă iremediabil în bine din acel moment. Dispar una câte una frustrările legate de munca de volum sau nevaloroasă și care paradoxal este și cea care ocupă cel mai mult timp. După cum va povesteam mai sus, eu însămi am experimentat diverse faze ale procesului pană a “făcut click” dar din momentul în care “a făcut click” nu pot sa imi mai imaginez viața profesională fără acele soluții care acum îmi permit să am mai mult timp pentru ceea ce contează. E drept că între timp s-au adăugat alte probleme și procese de gestionat dar înțelegeți ideea.
Care sunt principalele solicitări ale clienților din domeniul juridic?
Majoritatea caselor de avocatură globale cu care lucrăm au automatizat deja prin intermediul RPA (robotic process automation) multiple funcții, însă în zona “clasică”, a serviciilor de suport: resurse umane, facturare, etc. În ultimul timp însă vedem un apetit crescut al caselor de avocatură de a folosi RPA și în zona pur juridică – apetit pe care noi îl încurajam și îl cultivam cu fiecare ocazie pe care o avem pentru că suntem de parere că folosirea la scară largă a proceselor automatizate în zona juridică este ceea ce va schimba industria juridică în perioada următoare și va “echipa” casele de avocatură cu instrumentele necesare pentru a presta servicii juridice de calitate, prompt, adaptate nevoilor curente ale clienților și evoluției rapide a tehnologiei. În același timp, folosirea proceselor automatizate ajută enorm casele de avocatură în procesul de facturare și mai ales de colectare a facturilor, care știm cu toții că este unul specific, complex și cu multe etape. De exemplu, una dintre soluțiile prezentate de noi care s-a bucurat de foarte mult succes constă în automatizarea procesului de completare ori descriere a activităților avocaților care reprezintă baza pentru emiterea facturilor, practic completarea așa numitor “timesheets” care apoi devin “statement of fees”. Majoritatea avocaților încă fac acest lucru preponderent manual pe când soluția noastră extrage informațiile relevante din calendar, e-mail, telefon ori alte sisteme interne de document management. Avocații apoi doar revizuiesc și finalizează descrierea activităților ceea ce durează undeva la de 6-7 ori mai puțin decat procesul de completare manuală. În plus, asigură relatări similare pentru activități similare în proiectele multijurisdicționale și reduce semnificativ timpul de consolidare al facturilor în cazul proiectelor globale unde în general este vorba despre avocați parteneri al caror timp este valoros și care astfel poate fi folosit în beneficiul clienților.
Recent ați lansat, alături de Dentons și Proservartner o aplicație care oferă suport pentru sectoarele non-profit și caritabile pe timpul pandemiei de COVID-19. Vă rog să ne oferiți câteva detalii despre aceasta.
Da, într-adevar, HelpingHand a fost proiectul cu care am participat împreună cu Dentons și Proservartner la Global Legal Hackathon organizat de Financial Times în perioada 27 aprilie – 22 mai 2020. Este practic o aplicație al cărei scop este acela de a pune in legătură ONG-urile cu voluntarii și cu orice alt tip de resurse – bunuri, resurse financiare, etc. Ideea de la care am pornit a fost aceea că, in această perioadă și nu numai, sunt foarte multe persoane care vor sa ajute în diverse forme dar care nu știu exact cum să realizeze acest lucru– de exemplu, ne aflăm în drum spre birou și putem ajuta cu revizuirea unui document din perspectiva legală; sau ne întoarcem de la birou și putem face cumpărăturile unui varstnic din zonă. Aplicația are și o importantă componentă de legal technology / legal automation în sensul că oferă acces ONG-urilor la legislația de interes pentru acestea prin intermediul unui chatbot conectat la website-ul Dentons. Daca un ONG din India de exemplu dorește să știe care este cadrul juridic aplicabil unei donații de dispozitive medicale către un spital, tot ce trebuie să facă este să adreseze întrebarea. A fost o muncă de echipă remarcabilă iar rezultatul este incredibil și cu un mare potențial în continuare, am primit impresii foarte bune de la ONG-uri și deja aplicația este folosită iar noi ne gandim deja cum să îi creștem potențialul și mai mult. Ni s-a spus – și cred ca este foarte corect – că HelpingHand este un alt exemplu de situație în care, cu ajutorul automatizării, am reușit sa transformăm o situație de criză într-o poveste de succes.
How does the complexity of the activity in a company of UiPath size differ from that of a large law firm?
Before joining UiPath in the position of Global Corporate Legal VP, I have worked for about 10 years in the M&A practice at NNDKP. The complexity of the activity was derived from the variety of clients, types of projects, legal problems subject to analysis, from the multijurisdictional nature of most projects, from the interaction and very close connection with all other practices in the firm, from the coordination component, etc. I know that I have always wanted to do M&A precisely because it seemed to me like a broad field and which offers exposure and the opportunity to learn a lot of things from the other areas of practice together with the possibility of having the full picture of a transaction, of companies and the possibility to participate in the negotiation of some of the most interesting and important contracts / transactions.
The position I have now at UiPath involves the global coordination of teams of internal and external lawyers in corporate, compliance and employment practices as well as the coordination of the M&A projects, which at least in theory does not seem very different from the work within the law firm. In practice, however, there are at least some new elements that add complexity to the work I now carry out from the position of internal lawyer: the coordination of an internal team of lawyers spread across different corners of the world (Europe, US, India) which also implies the need to know and accommodate cultural differences; exposure and the constant need to function and make decisions involving other jurisdictions and other legal systems than the Romanian one, sometimes without immediate support from external lawyers, the pressure on the part of the business to quickly accommodate various scenarios or structures as well as the constant challenge of finding a balance between protecting the company but at the same time not stopping or slowing down various projects or commercial initiatives.
I realize by answering this question that the moment I foundt the degree of increased complexity of the activity in the position of internal lawyer was last year when, after a rather important acquisition of a group of companies from the Netherlands and Germany, I moved on to the integration and consolidation part within the group. As an external lawyer, we were used to celebrate the closings with our clients and then moving on to the next transaction. As an internal lawyer of M&A, I found that the hard work is just beginning after closing, especially when the companies bought come bundled with various interesting structures (e.g. unions) or slow and hard-to-change mechanisms/practices.
How do you evaluate business dynamics within UiPath from the perspective of your position – Global Corporate VP (Legal) – during the SARS-CoV-2 pandemic?
It was indeed a focus switch during this period at the business level, which was also reflected in the work of my team. For example, it has been slightly slowed down, at least temporarily, in the area of acquiring other companies and we have focused more on creating a suitable legal framework to support the work of the UiPath Foundation in the context of the pandemic or to support other charitable initiatives or to provide the necessary support to public authorities, hospitals in Romania and other countries where we are present. At the same time, however,we were pleasantly surprised to see a request and an opening of various private companies and public sector entities to the purchase of automation products, perhaps even more pronounced than in ordinary periods, including in our discussions with law firms. Another focus during this period was also on the internal organizational side of certain medium and long-term projects, taking advantage a bit of the slowing pace on certain areas in corporate. For example, we have advanced quite a lot in the compliance area by completing internal policies and procedures, in the employment area by rethinking global structures and mechanisms, including in terms of organising the framework needed for working from home and recently the framework for a possible return to the office.
In essence, if we refer to the pandemic period, which unfortunately is not over, we are proud that we have so far managed in UiPath to make things look good for the company, as well as for sectors, entities and people outside UiPath who needed help during this period. I think the „secret” of this good business dynamic was represented on the one hand by the decrease in the costs generated by working from home but on the other hand also by attracting in the customer area segments / companies that we did not think we would get to so quickly (e.g. public authorities, hospitals, etc.).
How is innovation within UiPath used in the legal field?
We like to think that we innovate every day in different directions but I think the most relevant and concrete example of innovation is that the legal team at UiPath has so far automated over 20 processes that we face every day. We started with those involving a large volume of documents or data and where the risk of human error was high. For example, we have automated checks in the export control area, UiPath employees to fill in statements about conflicts of interest, the process of deleting personal data at the request of relevant persons, drafting and signing certain corporate documents, monitoring certain notifications that we need to make to our clients, personalizing and automatically sending those notifications. We have continued with certain chatbot concepts – for example, we have a robot in UiPath that answers various questions within the organization in the area of corporate, human resources and compliance (for example, where one can find certain policies or specific questions about other issues, a kind of automatic Q&A).
Today, we find that many of the automated aspects of us in UiPath are taken over by the law firms we work with, in the same areas or in different areas. We also find that we can improve our ideas with them and vice versa.
The theme of replacing robot lawyers is increasingly common at global level. How do you relate to it?
We don’t believe that robots can replace lawyers, we see robots as lawyers’ helpers, who can free up their time by taking over activities which imply volume, administrative or less complex tasks, giving them the opportunity to focus on the really important issues.
What are the areas of practice where automation will help lawyers?
Automation can be used in almost any area of practice, to a greater or lesser extent. For example, in M&A transactions, we use automation software for drafting annexes (contract summaries, annexes containing corporate information about the various companies part of the due diligence process, etc.), to update ancillary documents on the basis of changes in the main documents, to establish notification/approval obligations for the transaction from various authorities such as those in the field of competition. I recently thought of a robot with one of the law firms we work with that provides clients with preliminary information about the obligation to obtain approval/notification to the authorities in the competition field, in the various jurisdictions involved in the transaction, by filling in the information required by each legislation (value of the assets, turnover, etc.). The idea came to us after an acquisition made by UiPath last year where this analysis was required in over 40 different countries. We are aware, from the perspective of the client but also from that of former lawyers in large law firms, that it is a complex and costly analysis but still we believe that the automation of the process would have helped both sides to reach a conclusion more quickly, at least by eliminating clear areas and continuing only on grey areas.
Virtually any domain/process in a field involving a large volume of documents or tasks of low complexity could be automated, especially many aspects of multi-jurisdictional projects involving a coordination/consolidation component. If we think about labour law, we have used automation for summaries of employment contracts in the context of the acquisitions we have made, in the context of global reorganizations, in relation to the various declarations/documents that UiPath employees must fill in (e.g., the declaration of conflicts of interest).
Automation can also be used in the litigation area, in particular in case of actions involving a large number of persons/companies and where many documents need to be sent for being signed or revised. I was telling you above about our corporate robot that „deals” with the signing of corporate documents in UiPath or the one in the field of data protection – this is a concept taken over by one of the law firms with which we collaborate and adapted in the litigation area in the case of collective actions.
What sphere of a lawyer’s work cannot be replaced by AI?
A lot of them. Technology, whether we are talking about automation, artificial intelligence, digitalisation, etc. comes to the aid of lawyers in those areas where volume activities or other types of tasks of reduced complexity are involved, thus freeing up lawyers’ time for activities involving complex cognitive processes, the need to corroborate legal knowledge, the interpretation of unclear legal texts, etc. I have found throughout my career as a lawyer, and I am sure that it is not just me, especially in the early years of practice, that at least half of my time in the office was devoted to rather administrative tasks or which did not involve specific legal knowledge anyway. If this time had been reduced to at least 25% I could have learned the really useful things faster, the ones for which I went to law school and for which I have made the subsequent specializations. Here comes the help of technology and in this direction is thought the concept that we popularize as part of UiPath Legal Automation strategy – „A robot for each lawyer„. Robots – i.e. automation software so there is no confusion with classic robots – are seen as helpers/assistants to lawyers, a kind of second right-hand, and not substitutes. A robot will not be able to draft a memorandum on a particular legal issue but can help the lawyer with the research of doctrine and case-law or with the subsequent customization of that memorandum or with the follow-up and highlighting of legislative changes, thus significantly shortening the time spent by lawyers with less interesting activities. Robots will not be able to structure an M&A transaction, i.e. choose appropriate buyer’s protection mechanisms or price adjustment mechanisms but will be able to „take over” many of the volume or low complexity aspects with the advantage of avoiding the risk of human error, for example: preparing annexes by extracting unstructured data from public sources or other documents, summarizing contracts, extracting relevant clauses (e.g. change of control clauses), updating the ancillary documents of the transaction according to changes in the main documents (e.g. updating a shareholder loan from the buyer according to the provisions of the contract for the sale-purchase of shares). Also, robots can help in the process of signing and saving documents, imagine that in UiPath we have a series of corporate documents that are signed without human intervention, such as for example change of premises/administrators in the various UiPath branches on the Globe: the robot inserts the new data into the template, saves it according to predetermined rules and then sends it to be electronically signed to the persons authorized to sign.
What new skills should the lawyer working in the era of the fourth industrial revolution learn?
I can tell you this time from the position of client and beneficiary of legal services in various areas as well as from the position of consumer and beneficiary of automation products in the legal field that we want from the external lawyers with whom we work: to be business oriented in the first place, to have a pragmatic approach, especially when it comes to risk assessment, to be technically skilled and to have an appetite to learn and discover with us, to know our business very well, to be proactive and inventive/innovative. It may seem like I’m repeating myself or maybe I’m being subjective given my field of activity at UiPath, but I think the main skill that needs to be developed to get to the others is lawyers being open to technology because by putting aside volume activities or low-complexity tasks lawyers will have time to perform in other areas and serve their clients to the highest quality standards.
How open are law firms to innovation?
Much more open than we originally anticipated. There is this perception of law firms that they are somewhat rather traditionalist and perhaps resistant to changes in the legal technology area, but we have been given to note exactly the opposite, at least with the law firms with which we have interacted so far from this point of view. Most law firms have already taken important steps towards this either by creating innovation hubs or by starting to use automation in support areas with the desire to extend this use to the purely legal area, or by allocating significant budgets for innovation, even in this period of health and economic crisis. Also, in many of the projects that we develop together with law firms and where we innovate in the legal technology field – UiPath especially with the technology side and law firms with the part of legal knowledge – we had the pleasant surprise to find that lawyers are very technically qualified, that the basics of RPA language are already there and that we basically speak the same language.
And we – the lawyers in the legal team at UiPath –understand perfectly why, once a person has exposure to automation solutions in the legal area, it is practically love at first sight. Because life changes irrevocably for the better from that moment on. The frustrations of volume or unvaluable work disappear one by one, as this kind of work is also the one that takes up the most time. As I told you above, I myself have experienced various phases of the process until it „clicked” but from the moment it „clicked” I can no longer imagine my professional life without those solutions that now allow me to have more time for what matters. It’s true that in the meantime other problems and processes have been added to manage but you get the idea.
What are the main requests of clients in the legal field?
Most of the global law firms we work with have already automated multiple functions via RPA (robotic process automation), but in the „classic” area of support services: human resources, billing, etc. Lately, however, we are seeing an increased appetite for law firms to use RPA in the purely legal area – an appetite that we encourage and cultivate at every opportunity that we have because we believe that the widespread use of automated processes in the legal area is what will change the legal industry in the coming period and will „equip” law firms with the necessary tools to provide quality legal services, adapted to the day-to-day needs of customers and the rapid evolution of technology. At the same time, the use of automated processes helps law firms enormously in the billing process and especially the collection of invoices, which we all know is a specific, complex and multi-step one. For example, one of the solutions presented by us that has been very successful is to automate the process of completing or describing the activities of lawyers who are the basis for issuing invoices, basically completing the so-called „timesheets” which then become „statement of fees”. Most lawyers still do this mostly manually whereas our solution extracts relevant information from the calendar, email, phone or other internal document management systems. Lawyers then just review and finalize the description of the activities which takes somewhere at 6-7 times less than the manual completion process. In addition, it provides similar reporting for similar activities in multi-jurisdictional projects and significantly reduces invoice consolidation time for global projects where it is generally partner lawyers whose time is valuable and can thus be used for the benefit of customers.
You recently launched, along with Dentons and Proservartner, an app that provides support for the non-profit and charitable sectors during the COVID-19 pandemic. Please give us some details about this.
Yes, indeed, HelpingHand was the project with which we participated with Dentons and Proservartner at the Global Legal Hackathon organized by the Financial Times from 27 April to 22 May 2020. It is basically an application whose purpose is to connect NGOs with volunteers and any other type of resources – work, goods, financial resources, etc. The idea we started from was that, during this period and beyond, there are a lot of people who want to help in various forms but who don’t know exactly how to do it – for example, we’re on our way to the office and we can help with reviewing a document from a legal perspective-or we’re going back from the office and we can do the shopping of an old man in the area. The application also has an important component of legal technology/legal automation in that it gives NGOs access to legislation of interest to them through a chatbot connected to the Dentons website. If an NGO in India, for example, wants to know what the legal framework is for a donation of medical devices to a hospital, all it has to do is ask the question. It was a remarkable teamwork and the result is incredible and with great potential still, we have received very good impressions from NGOs and already the application is being used and we are already thinking about how to increase its potential even more. We have been told – and I think it is very fair – that HelpingHand is another example of a situation where, with the help of automation, we have managed to turn a crisis situation into a success story.
