Pandemia SARS-Cov2 a impus moduri noi de derulare a relațiilor de muncă, modificând substanțial dinamica clasică dintre angajați și angajatori. Contactul direct a fost limitat, munca la distanță a luat amploare, iar angajatorii și salariații s-au găsit în postura de a se adapta într-un timp record la o nouă realitate. Adaptarea s-a impus și din perspectiva legislației, inclusiv prin adoptarea de norme juridice menite să simplifice și să flexibilizeze relațiile de muncă.
Recent a fost adoptată O.U.G. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca electronică temporală calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relațiilor de muncă (OUG 36/2021), prin care s-au modificat 3 acte normative de bază: Codul Muncii, Legea 81/2018 privind telemunca și Legea nr. 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă.
„Noile reglementării ale legislației muncii dau undă verde digitalizării relațiilor de muncă„
Luminița Borcău, avocat specializat în dreptul muncii, clarifică faptul că prin acest act normativ s-a dat undă verde digitalizării relațiilor de muncă. De asemenea, se atrage atenția asupra modificărilor notabile în ceea ce privește telemunca. Iată cele mai importante 10 lucruri de reținut, astfel cum au fost evidențiate de avocatul specializat în dreptul muncii, Luminița Borcău:
- Angajatorii și salariații au acum posibilitatea de a folosi pe tot parcursul relației de muncă semnătura electronică[1], cu condiția ca ambele părți să utilizeze acest tip de semnătură în cadrul documentelor ce urmează a fi încheiate. Procedura și condițiile de utilizare ale semnăturii electronice vor fi obligatoriu specificate în regulamentul intern și/sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.[2]
- Angajatorii nu vor putea impune utilizarea semnăturii electronice, acordul angajaților în acest sens fiind necesar. Totuși, în vederea îndeplinirii obligațiilor legale, compania angajatoare va putea suporta cheltuielile necesare achiziționării semnăturilor electronice inclusiv pentru salariații săi.
- Angajatorul are obligația informării prealabile a persoanei selectate în vederea angajării asupra procedurii privind utilizarea semnăturii electronice, urmând ca procedura să se regăsească și în contractul individual de muncă. Informarea și acordul prealabil în privința utilizării pe viitor a semnăturii electronice vor fi necesare și în cazul persoanelor deja angajate, urmând a se încheia un act adițional la contractul de muncă în acest sens.
- Angajatorii vor putea utiliza semnătura electronică inclusiv în relațiile cu instituțiile publice.
- Toate documentele din sfera relațiilor de muncă încheiate prin utilizarea semnăturii electronice se vor arhiva de către compania angajatoare conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și ale Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronica, urmând a fi puse la dispoziția autorităților competente, la solicitarea acestora.
- Calificarea activității angajatatului ca telemuncă nu mai este condiționată de desfășurarea muncii în această modalitate cel puțin o zi/lună. Astfel, telemunca este redefinită ca „forma de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, folosind tehnologia informației și comunicațiilor”.[3] Reamintim că în reglementarea anterioară definiția telemuncii presupunea un timp minim de desfășurare a atribuțiilor în acest mod, respectiv o zi pe lună.
- Se elimină obligativitatea menționării în contractul de telemuncă a locului concret de desfășurare a activității. În consecință, la secțiunea dedicată locului muncii părțile vor putea specifica faptul că angajatul va avea posibilitatea să lucreze în mai multe locații.[4]
- Angajatorul va avea posibilitatea legală de a verifica de la distanță munca telesalariatului, prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor. Condițiile de verificare vor fi specificate în contractul individual de muncă, în regulamentul intern sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.
- Se elimină obligativitatea instruirii în domeniul sanătății și securității a telesalariaților ca urmare a modificării locului de muncă (reglementare firească în condițiile eliminării obligativității precizării în concret a locului de muncă în contractul de telemuncă), menținându-se totuși prevederile anterioare în ceea ce privește instruirea obligatorie a telesalariatului la angajare, la introducerea unor noi echipamente și la introducerea unei noi proceduri de lucru.
- Dovada instruirii în domeniul sanătății și securității în muncă va putea fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie, în funcție de alegerea angajatorului stabilită prin regulamentul intern. În cazul folosirii variantei în format electronic, dovada instruirii trebuie asumată prin semnătură electronică.
[1] Prin „semnătură electronică” se înțelege semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, astfel cum aceste noțiuni sunt definite în Regulamentul UE nr. 910/2014 al PE și al Consiliului privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă
[2] Deși completarea Regulamentului Intern cu procedura relevantă este obligatorie în măsura în care angajatorul intenționează a utiliza semnatura electronică în relațiile cu angajații, omisiunea inserării acestor prevederi nu va invalida documentele semnate cu semnătura electronică de angajator și salariat în cadrul relațiilor de muncă, atâta timp cât există acordul ambelor părți în acest sens.
[3] Și definiția actuală a telemuncii crează anumite dificultăți în interpretare. Conform acesteia, telemunca are caracter voluntar și regulat. Per a contrario, se poate concluziona că activitatea cu caracter neregulat, desfășurată voluntar prin folosirea tehnologiei informațiilor în alt loc decât cel organizat de angajator, nu ar mai putea fi catalogată drept telemuncă. Din perspectiva noastră, chiar și activitatea ce nu presupune o anumită regularitate intră totuși în categoria telemuncii, atâta vreme cât atribuțiile se desfășoară prin intermediul tehnologiei informațiilor și comunicațiilor în alt loc, liber ales de angajat, altul decât locul organizat de compania angajatoare.
[4] Trebuie menționat că în cazul telemuncii, lipsa unui loc de muncă fix nu va antrena obligativitatea inserării în contractul de muncă a unei clauze de mobilitate, așa cum se întâmplă în cazul relației de muncă clasice. Clauza de mobilitate se impune doar atunci când specificul activității impune în mod necesar exercitarea atribuțiilor în diferite locații. În cazul telemuncii, locația ține de voința părților și nu de specificul activității, putând fi aleasă liber de salariat.
