Pe parcursul vietii unei societati comerciale este posibil ca, din varii motive, aceasta sa fie nevoita sa isi desfasoare activitatea in alt loc decat acolo unde are inregistrat sediul social. Astfel de situatii sunt de cele mai multe ori evidente, dar legea prevede si anumite cazuri in care este nevoie de o atentie mai mare pentru asigurarea conformarii cu obligatiile legale.
In materia societatilor comerciale, articolele 7 si 8 din Legea societatilor nr. 31/1990 stipuleaza ca sediile secundare sunt constituite din „sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica”, iar conform articolului 43, sunt considerate sedii secundare “sucursalele, agentiile, punctele de lucru sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica.
Punctele de lucru reprezinta sedii secundare ale societatilor, infiintate din diverse considerente strategice si operationale, precum extinderea activitatii in alte zone, optimizarea logisticii si distributiei, separarea anumitor activitati specifice.
Potrivit Codului de Procedura Fiscala, prin sediu secundar se intelege un loc prin care se desfasoara integral sau partial activitatea contribuabilului/platitorului, cum ar fi: birou, magazin, atelier, depozit si altele asemenea. De asemenea, prin sediu secundar se intelege si un santier de constructii, un proiect de constructie, ansamblu sau montaj ori activitati de supervizare legate de acestea, numai daca santierul, proiectul sau activitatile dureaza mai mult de 6 luni, asa cum precizeaza in legislatia procedural fiscala.
Astfel, putem concluziona ca punctul de lucru este o subcategorie a sediului secundar, acesta din urma reprezentand un concept juridic mai cuprinzator.
Deschiderea unui punct de lucru presupune parcurgerea unor proceduri administrative, printre care se numara inregistrarea acestuia la Registrul Comertului, urmata de declararea sa la ANAF. Dupa natura activitatii de la fiecare punct de lucru, poate fi necesara obtinerea de autorizatii sau avize specifice, aspect care nu face subiectul acestui material si care este necesar a fi evaluat individual, de la caz la caz.
Legea societatilor nr. 31/1990 prevede obligatia de inregistrare a punctelor de lucru la Registrul Comertului, iar Legea 265/2022 privind registrul comertului prevede obligatia de a solicita inregistrarea mentiunilor privind actele si faptele a caror inregistrare este prevazuta de lege, in cel mult 15 zile de la data actelor sau producerii faptelor supuse obligatiei de inregistrare. Desi aceste doua acte normative nu prevad in mod expres sanctiuni contraventionale pentru neconformare, exista alte reglementari legale care stabilesc obligatii si sanctiuni aplicabile in cazul functionarii punctelor de lucru nedeclarate. Vom trece in revista cele mai comune, in functie de specificul fiecareia cu caracter sanctionator.
Codul de Procedura Fiscala impune declararea infiintarii punctului de lucru la organul fiscal central in termen de 30 de zile de la data inregistrarii/mentionarii acestuia la Registrul Comertului. Un aspect important il reprezinta faptul ca, in cazul in care la punctul de lucru sunt mai mult de cinci angajati, acesta va dobandi un cod de inregistrare fiscala individual, distinct de cel al societatii-mama. Neconformarea cu dispozitiile Codului de Procedura Fiscala poate atrage amenzi contraventionale, precum si alte implicatii fiscale, printre care cele mai comune sunt impedimentele in recuperarea TVA-ului si deductibilitatea cheltuielilor. Amenda contraventionala conform Codului de Procedura Fiscala este la acest moment de la 1.000 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii si mari si cu amenda de la 500 lei la 1.000 lei pentru celelalte persoane juridice.
Totodata, in contextul eventualelor sanctiuni contraventionale, dorim sa subliniem faptul ca la art. 5 alin. (2) din Legea 252/2003 privind registrul unic de control se prevede ca acesta se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare. Asadar, o societate va trebui sa detina cate un registru unic de control, atat pentru sediu, cat si pentru fiecare punct de lucru (sediu secundar) al societatii. Neachizitionarea sau neprezentarea registrului unic de control constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 500 lei la 1.000 lei potrivit art. 7-8 din acest act normativ. In practica, de foarte multe ori, autoritatile dispun amenzi pentru lipsa registrului unic de control in cazul punctelor de lucru neinregistrate la Registrul Comertului, desi nu exista posibilitatea obtinerii acestuia in lipsa inregistrarii, o astfel de amenda putand fi contestata (in general cu succes) in instanta. Conform art. 6 al Legii nr. 252/2003, “registrul unic de control se elibereaza, contra cost, de directiile generale ale finantelor publice din raza teritoriala unde isi are sediul social contribuabilul, pe baza certificatului de inregistrare, in cazul comerciantilor, si pe baza certificatului de inregistrare fiscala, in cazul celorlalte categorii de contribuabili.”. Conform practicii judiciare, in general, in cazul contestarii sanctiunii, instantele apreciaza ca, atata vreme cat punctul de lucru nu a fost inregistrat la Registrului Comertului, nu sunt indeplinite elementele de tipicitate prevazute in norma sanctionatoare, neexistand posibilitatea obtinerii registrului unic de control in lipsa inregistrarii si prin urmare, sanctiunile dispuse pentru lipsa registrului unic de control in cazul punctelor de lucru neinregistrate la Registrul Comertului sunt anulate.
Tot in materie contraventionala, dorim sa facem cunoscut faptul ca Legea Reformei Fiscale nr. 296/2023 defineste activitatea economica ilicita ca fiind „activitatea economica desfasurata de catre persoanele care nu sunt organizate in conformitate cu prevederile legale in vigoare” si stipuleaza ca „sunt interzise efectuarea de activitati economice de catre persoanele care nu sunt organizate in conformitate cu prevederile legale in vigoare”, iar nerespectarea prevederilor se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 35.000 lei, daca fapta este savarsita de persoane juridice. Textul contraventiei este destul de vag, astfel ca, prin prisma acestei notiuni generale de „organizare in conformitate cu legea”, ar putea fi incadrate in sfera de aplicare a contraventiei o serie de nereguli, unele relativ des intalnite in cadrul operatorilor economici, precum neinregistrarea punctului de lucru. Ramane ca aplicarea practica sa ne ofere o imagine mai clara asupra modului in care aceste dispozitii legale vor fi interpretate de catre autoritati.
Pe langa sanctiunile contraventionale, neinregistrarea punctului de lucru poate genera alte consecinte negative, precum imposibilitatea obtinerii autorizatiilor legale de functionare, acolo unde este cazul.
Desfasurarea de activitati economice fara inregistrarea punctului de lucru poate atrage sanctiuni conform altor reglementari in vigoare. In anumite situatii, neinregistrarea acestuia poate intra sub incidenta legislatiei penale, spre exemplu, administratorul societatii riscand sanctiuni potrivit art.9 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 241/2005 privind prevenirea si combaterea evaziunii fiscale, potrivit caruia constituie infractiune de evaziune fiscala „sustragerea de la efectuarea verificarilor financiare, fiscale sau vamale, prin nedeclararea, declararea fictiva ori declararea inexacta cu privire la sediile principale sau secundare ale persoanelor verificate”, daca fapta a fost savarsita in scopul sustragerii de la indeplinirea obligatiilor fiscale,
In concluzie, inregistrarea punctelor de lucru atat la Registrul Comertului, cat si la ANAF, este esentiala pentru legalitatea activitatilor economice desfasurate de o societate. Nerespectarea obligatiei de inregistrare si declarare atrage sanctiuni contraventionale, afecteaza recuperarea TVA-ului si deductibilitatea cheltuielilor, avand un impact direct asupra desfasurarii activitatii societatii.
In lumina celor de mai sus, recomandam operatorilor economici sa aiba in vedere aspectele ce tin de activitatile desfasurate in alte locuri decat la sediul social, pentru a evita neplacerile cauzate de nerespectarea legii, fie si involuntara.
Despre TMF
TMF Romania este parte a TMF Group, furnizor global de servicii de conformitate si administrare. Cu 9.100 de specialisti si 120 de birouri in 85 de jurisdictii din intreaga lume, TMF deserveste corporatii, institutii financiare si administratori de fonduri, oferind o combinatie de servicii de contabilitate, taxe, gestiune salariala, administrare a fondurilor, conformitate si management al entitatilor, esentiale pentru succesul afacerilor globale.
Departamentul Global Entity Management (GEM) al TMF Romania sprijina clientii in gestionarea complexa a structurilor corporative, asigurand conformitatea legala si respectarea standardelor de guvernanta corporativa a entitatilor. Prin serviciile oferite, departamentul GEM contribuie la reducerea poverii administrative pentru clienti, permitandu-le acestora sa se concentreze pe activitatile lor strategice si de crestere.
Material susținut de TMF România, Departamentul “Global Entity Management”
