Aplicația iNot este un program informatic pentru gestiunea activității notariale, realizat exclusiv pentru notarii publici din cadrul Uniunii Națíonale a Notarilor Publici din România (U.N.N.P.R.) de către Centrul Național de Administrare al Registrelor Naționale Notariale – Infonot (C.N.A.R.N.N. – Infonot) în cooperare cu o firmă din Franța, proiect demarat în anul 2018 și finalizat, într-o primă etapă, în anul 2020. Acest program a fost dat în exploatare în luna ianuarie 2021 tuturor notarilor publici care au optat să lucreze cu aplicația.
Aplicația iNot are ca principal obiectiv eficientizarea activității notariale la nivelul fiecărui birou, aceasta putând fi utilizată atât de notarii publici cât și de personalul angajat al acestora, fiind o platformă informatică colaborativă.
Aplicația iNot România este structurată pe mai multe module interconectate, care împreună concură la redactarea cu ușurință a actelor/procedurilor notariale, la gestionarea activității, la o rapidă și eficientă comunicare cu părțile actului notarial și cu autoritățile incidente, oferind posibilitatea accesării rapide a legăturilor informatice externe – link-uri – cu autoritățile care au incidență în activitatea notarială.
Aplicația iNot are în componența sa următoarele module interconectate: Clienți, Imobile, Dosare, Acte și Documente, Agendă, Outlook și iNotScan.
Modulul Clienți – Este modulul în care se creează, completează și gestionează baza de date a tuturor clienților biroului notarial – persoane fizice și juridice avand in prealabil acordul acestora, clienti care care intervin în actele/ procedurile notariale, conținând date cu privire la nume, prenume, CNP, data și locul nașterii, actul de identitate, cetățenie, stare civilă, regim matrimonial, domiciliu, reședință, calitatea deținută în cadrul unui act/procedură notarială (reprezentant legal sau convențional) date de contact: telefon și email. Fișa clientului este interconectată cu modulele din aplicație.
Modulul Imobile – Modulul imobile este structurat pe 3 categorii de bunuri: teren, teren și construcție, apartament – având fiecare o grafică distinctă. Cu ajutorul acestui modul se creează o evidenta a tuturor imobilelor care intervin în actele/procedurile notariale conținând date cu privire la: adresa acestora, număr cadastral și carte funciară, suprafețe, categoria de folosință și alte informații de particularizare ale imobilelor, precum și descrierea acestora și modul de dobândire.
Modulul Dosare – Modulul Dosare este cea mai importantă parte a aplicației reunind informațiile relevante din fișa client și fișă imobil, cuprinzând domeniile, familiile și modelele de acte cu incidență în activitatea notarială structurate conform Codului civil. Modulul Dosare este direct legat de generarea modelelor de acte în aplicație, care beneficiază, prin intermediul schemelor personalizate pentru fiecare model de act, de automatizări prin care se implementează anumite informații conținute în câmpurile prezente în fișele de client și imobile.
Modulul Dosare cuprinde și informații la nivel teoretic în Fișa de lucru pe care utilizatorul o poate alege de la crearea unui dosar, fișă de lucru care reprezintă pașii de urmat în îndeplinirea unei proceduri notariale, putând fi vizualizate, tot la nivelul acesteia, clauzele importante pentru actul respectiv prin intermediul unor texte informative, afișate de aplicație. De asemenea, la nivelul dosarului este evidențiată corespondența, inclusiv emailurile primite sau transmise de la și către părțile actului sau alte autorități, precum și programările efectuate și gestionate prin intermediul Agendei din aplicație, conectată cu Calendarul din Outlook.
Modulul Acte și Documente – Aplicația pune la dispoziția utilizatorilor un set de aproximativ 200 de modele de acte notariale, precum și în jur de 70 de modele de corespondență, putând ca acestea să fie personalizate de fiecare utilizator în parte. Cu ajutorul acestui modul sunt generate și redactate actele și procedurile notariale din cadrul activității unui birou notarial, operațiune extrem de facilă întrucât mare parte din conținutul unui act beneficiază de automatizările aplicației.
Modulul Agendă și Outlook – Aplicația iNot oferă facilitatea evidențierii programărilor clienților biroului notarial precum și a corespondenței purtate cu aceștia prin modulele Agendă și Outlook. Programările astfel făcute în agendă se vor regăsi în Dosarul în care parte este clientul. Agenda afișează programările pe fiecare utilizator pe zile, săptămâni sau lună, pe tipuri de acte și proceduri, diferențiate prin culori, astfel că deschiderea unei ferestre ale Agendei oferă o imagine de ansamblu a întregii activități a biroului notarial, putând fi gestionată cu multă ușurință.
Modulul iNotScan – Prin modulul iNotScan documentele sunt scanate, prelucrate și introduse în baza de dosare ale aplicației, cât și în afara acesteia, putând fi ușor de utilizat. Scanerul are o performanță în scanarea rapidă (60 de pagini/minut), față/verso, color și la rezoluții diferite ale documentelor care vor fi importate în aplicație sau care sunt transmise clienților și autorităților, putând scana inclusiv cartea de identitate.
Beneficii utilizare aplicația iNOT:
- Asigurǎ vizualizarea tuturor programǎrilor în Agenda biroului pe tipuri de proceduri și perioade de timp;
- Organizeazǎ și gestioneazǎ activitatea biroului notarial;
- Oferǎ acces rapid la informațiile introduse: client / imobile / dosare / acte / documente;
- Oferǎ o imagine clarǎ, precisǎ şi rapidǎ a întregii activitǎți notariale;
- Oferǎ acces rapid la portalurile de conectare cu alte instituții și posibilitatea interconectǎrii cu acestea;
- Asigurǎ redactarea rapidǎ și facilǎ a actelor notariale și a corespondenței;
- Asigurǎ acces la corespondența biroului notarial – trimitere și primire – prin intermediul emailul integrat in aplicație;
- Asigurǎ scanarea rapidǎ și de calitate a documentelor și atașarea lor în dosarele create.
Aplicația iNot este gǎzduitǎ și administratǎ de CNARNN Infonot, cu titlu gratuit, pe serverele proprii, pe care sunt menținute și Registrele CNARNN-Infonot și care oferǎ un grad maxim de securitate, existând și un back-up al acestora.
Aplicația iNot a fost realizatǎ exclusiv din fondurile proprii ale CNARNN-Infonot care, de altfel, a achiziționat și a dotat și fiecare birou notarial în funcțiune la data de 15.09.2020, cu echipamentul informatic și licențele aferente, necesare utilizǎrii aplicației iNot, echipament transmis acestora în folosința gratuit.
Material preluat CNARNN-INFONOT